Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Niclas Matis
Matis Erdbewegung & Gartenservice
Industriestraße 6
29227 Celle

Telefon: 0174 137 34 07
E-Mail: mail@matis-erdbewegung.de

2. Hosting und Serverprotokolle

Diese Website wird bei Hostinger bereitgestellt. Beim Aufruf verarbeitet der Hostinganbieter technisch erforderliche Verbindungsdaten. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Datei, übertragene Datenmenge, verweisende Seite, Browser und Betriebssystem gehören. Die Verarbeitung dient der sicheren, störungsfreien und schnellen Bereitstellung der Website und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Hostinger stellt Informationen zur Auftragsverarbeitung in seinem Data Processing Addendum bereit. Für technische Verbindungs- und Sicherheitsprotokolle gelten die für den gebuchten Hostingdienst vereinbarten Aufbewahrungsfristen. Eine Verarbeitung ausschließlich in Deutschland wird hier nicht zugesichert.

2a. Datensparsame Besucherstatistik

Wir führen auf unserem eigenen Webspace eine einfache Reichweitenmessung durch. Dabei werden Seitenaufrufe, aufgerufene Seiten, ungefähre Besucherzahlen, Zeitpunkt, Gerätetyp und die verweisende Website erfasst. Zusätzlich wird gezählt, wenn Links zu Telefon, WhatsApp oder E-Mail geöffnet oder interne Leistungslinks angeklickt werden. Gespeichert werden nur der Kontaktweg und der zugehörige Leistungsbereich, nicht der Inhalt einer Nachricht oder eines Gesprächs.

Zur Unterscheidung wiederkehrender Besucher wird die beim Aufruf übermittelte IP-Adresse nur vorübergehend verarbeitet, gekürzt und zusammen mit technischen Browsermerkmalen durch ein Einwegverfahren in eine pseudonyme Kennung umgewandelt. Die vollständige IP-Adresse wird nicht in der Besucherstatistik gespeichert. Bekannte Bots und automatisierte Abrufe werden nach Möglichkeit herausgefiltert. Die Auswertung wird ausschließlich auf dem von uns genutzten Hostinger-Webspace verarbeitet und nicht an einen externen Analysedienst übermittelt.

Die Reichweitenmessung setzt für Besucher keine Analyse-Cookies ein. Auf Geräten, die zur Verwaltung der Website verwendet werden, kann ein technisch notwendiges Ausschlusskennzeichen gespeichert werden, damit eigene Aufrufe nicht in die Statistik einfließen. Die Statistikdaten werden nach 180 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der bedarfsgerechten Verbesserung und verständlichen Gestaltung unseres Internetangebots.

3. Allgemeine Kontakt- und Leistungsanfragen

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder WhatsApp kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten, das gewünschte Projekt einzuschätzen und weitere Schritte abzustimmen. Dazu können Name, Kontaktdaten, Postleitzahl und Ort, Projektangaben, Maße, Fotos und Ihre Nachricht gehören. Bezieht sich die Anfrage auf einen möglichen oder bestehenden Auftrag, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Bei allgemeinen Anfragen beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Ortsabfrage auf den Leistungsseiten arbeitet lokal in Ihrem Browser. Die eingegebene Postleitzahl und der Ort werden nicht an diese Website gesendet. Erst wenn Sie die vorbereitete Anfrage über WhatsApp oder Ihr E-Mail-Programm absenden, übermitteln Sie die Angaben über den von Ihnen gewählten Dienst.

4. Mietanfragen

Bei einer Mietanfrage können Sie Gerät, Mietbeginn, Rückgabe, Übergabeart und bei gewünschter Lieferung die Lieferanschrift eintragen. Die Angaben im Mietanfrageformular werden lokal in Ihrem Browser zu einem Nachrichtentext zusammengestellt. Erst wenn Sie WhatsApp oder Ihr E-Mail-Programm öffnen und die Nachricht absenden, erfolgt eine Übermittlung. Rechtsgrundlage für die Bearbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Kontakt über WhatsApp Business

WhatsApp ist ein freiwilliger zusätzlicher Kontaktweg. Wenn Sie einen WhatsApp-Link anklicken, verlassen Sie diese Website. Erst dann wird eine Verbindung zu WhatsApp hergestellt. Dabei verarbeitet WhatsApp unter anderem Konto-, Nutzungs-, Geräte- und Verbindungsdaten. Anbieterin für die Europäische Region ist WhatsApp Ireland Limited. Eine Verarbeitung durch Meta-Unternehmen und Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kann nicht ausgeschlossen werden.

Für den Kundenkontakt wird WhatsApp Business über die auf dieser Website angegebene Mobilfunknummer genutzt. Auch bei Nutzung von WhatsApp Business bleibt WhatsApp ein externer Kommunikationsdienst und kein datenschutzrechtlich geschützter Bereich dieser Website.

Auf dem geschäftlich genutzten Gerät ist der Zugriff von WhatsApp Business auf das Adressbuch aktiviert. Soweit Kontaktdaten dort gespeichert werden, können Name und Telefonnummer im Rahmen der Kontaktsynchronisation durch WhatsApp verarbeitet werden. Wir speichern Kundenkontakte nur, soweit dies für die Kommunikation, die Bearbeitung einer Anfrage oder die Durchführung eines Auftrags erforderlich ist.

Wir verarbeiten die von Ihnen freiwillig gesendeten Nachrichten, Fotos und Kontaktdaten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Alternativ können Sie uns jederzeit per E-Mail oder Telefon kontaktieren. Weitere Einzelheiten finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von WhatsApp.

Für WhatsApp Business ist eine Sicherung im verbundenen Google-Konto aktiviert. Die Sicherung ist mit der in WhatsApp angebotenen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt. Nachrichten und Fotos können deshalb zusätzlich in einer verschlüsselten Sicherung gespeichert sein. Das Löschen einer Nachricht auf dem Gerät entfernt eine bereits angelegte Sicherung nicht zwingend sofort; sie entfällt, wenn die Sicherung entsprechend aktualisiert oder gelöscht wird. Für die Sicherung gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von Google.

6. Kontakt per E-Mail und Telefon

Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail werden die Nachricht und die übermittelten Kontaktdaten durch die beteiligten E-Mail-Dienstleister verarbeitet. Bei einem Telefonat werden die von Ihnen mitgeteilten Angaben nur insoweit festgehalten, wie dies für die Bearbeitung der Anfrage oder eines Auftrags erforderlich ist.

7. Bewerbungen

Bewerbungen können freiwillig per E-Mail oder WhatsApp übersandt werden. Wir verarbeiten die von Ihnen übermittelten Kontakt-, Bewerbungs- und Qualifikationsdaten ausschließlich zur Entscheidung über ein mögliches Beschäftigungsverhältnis. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von § 26 BDSG. Daten abgelehnter Bewerbungen werden grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens gelöscht, sofern keine Rechtsansprüche eine längere Aufbewahrung erfordern. Eine längere Aufnahme in einen Bewerberpool erfolgt nur mit gesonderter Einwilligung.

8. Vorab-Rechner für Regenwasser

Der Rechner auf der Entwässerungsseite arbeitet vollständig lokal in Ihrem Browser. Eingaben und Ergebnis werden beim Berechnen weder an uns übertragen noch dauerhaft gespeichert. Erst wenn Sie „Ergebnis per WhatsApp senden“ auswählen, öffnet sich WhatsApp mit einem von Ihnen kontrollierbaren Nachrichtentext. Eine Übermittlung erfolgt erst durch Ihre weitere aktive Nutzung von WhatsApp.

9. Mietvertrag, Zahlung und Identitätsprüfung

Kommt ein Mietvertrag zustande, verarbeiten wir die erforderlichen Stamm-, Kontakt-, Vertrags-, Geräte-, Zahlungs- und Übergabedaten zur Vertragsdurchführung sowie zur Erfüllung gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.

Zur Identitätsprüfung wird bei Übergabe ein amtlicher Ausweis vorgelegt. Sofern mit Ihrer Einwilligung eine Ausweiskopie angefertigt wird, wird sie eindeutig als Kopie gekennzeichnet; nicht erforderliche Angaben können geschwärzt werden. Die Kopie wird zugriffsgeschützt verwahrt, nicht zu anderen Zwecken verwendet und gelöscht, sobald sie für die Identitäts- und Anspruchssicherung nicht mehr erforderlich ist. Grundlage sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 20 Abs. 2 PAuswG. Eine Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

10. Externe Links

Die Website enthält Links zu WhatsApp sowie zu Fach- und Behördenseiten. Es werden keine Inhalte dieser Anbieter eingebettet. Eine Verbindung über diese Links zum jeweiligen Anbieter entsteht erst, wenn Sie den Link bewusst anklicken. Die gesonderte Nutzung des KI-Assistenten und der Spracheingabe ist unter Ziffer 15 beschrieben. Ab diesem Zeitpunkt gelten die Datenschutzbestimmungen des externen Anbieters.

11. Cookies und Reichweitenmessung

Diese Website verwendet keine Werbedienste und keine externen Analysedienste. Die eigene Besucherstatistik und das Ausschlusskennzeichen für die Verwaltung sind unter Ziffer 2a beschrieben. Für den bewusst gestarteten Assistenten wird das technisch notwendige Sitzungscookie __Host-MatisCustomer gesetzt. Es enthält eine zufällige Sitzungskennung, keine Chattexte oder Kontaktdaten. Die Sitzung wird nach 30 Minuten Inaktivität oder spätestens vier Stunden ungültig. Das Cookie ist als Sitzungscookie angelegt; die Wiederherstellung geschlossener Browsersitzungen hängt vom Browser ab.

Im selben Browser-Tab werden Gespräch, Entwurf, Versandstand und Bedienzustand vorübergehend gespeichert, damit Ihre Eingaben beim Neuladen erhalten bleiben. Diese Kopie wird beim erneuten Laden nach 24 Stunden Inaktivität verworfen; sie endet grundsätzlich mit dem Schließen des Tabs, abhängig von dessen Wiederherstellung durch den Browser. „Neu beginnen“ entfernt die lokale Gesprächskopie. Bereits eingegangene Kontaktanfragen werden dadurch nicht aus dem betrieblichen Eingang gelöscht. Diese für den angeforderten Dienst erforderliche Speicherung erfolgt nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die geschützte Inhaberverwaltung hat eine getrennte Sitzung.

12. Speicherdauer und Empfänger

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung der Anfrage, die Durchführung eines Auftrags oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Empfänger können – je nach gewähltem Kontaktweg – Hosting- und E-Mail-Dienstleister, bei Nutzung der KI OpenAI, bei gewähltem Kontaktweg WhatsApp sowie im erforderlichen Umfang Steuerberatung, Kreditinstitute und Behörden sein.

WhatsApp-Anfragen, die nicht zu einem Auftrag führen, werden in der Regel spätestens sechs Monate nach dem letzten Kontakt gelöscht, sofern keine weitere Aufbewahrung erforderlich ist.

Bei beauftragten Projekten werden erforderliche Vertrags-, Änderungs-, Abrechnungs- und Nachweisinformationen in die geordnete Projektakte übernommen. Nicht mehr benötigte WhatsApp-Nachrichten und doppelte Fotos werden in der Regel zwölf Monate nach Projektabschluss gelöscht; gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen bleiben außerhalb von WhatsApp für die jeweils geltende Frist erhalten.

13. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für Niedersachsen ist dies der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen.

14. Keine automatisierte Entscheidung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling statt. Auch Antworten des KI-Assistenten und das Ergebnis des Regenwasser-Rechners sind unverbindliche Hilfen. Angebote, Preise, Besichtigungstermine und Aufträge werden persönlich geprüft und abgestimmt. Der Assistent trifft keine Entscheidung über Bewerbungen, Verträge oder die Annahme eines Auftrags.

15. KI-Assistent, Spracheingabe und direkte Anfragen

Der M.A.T.I.S.-Assistent ist als KI gekennzeichnet. Er beantwortet Fragen zum Betrieb und hilft auf Wunsch beim Formulieren einer Anfrage. Die Nutzung ist freiwillig. Für Fragen zu einem gewünschten Auftrag verarbeiten wir die erforderlichen Angaben zur Anbahnung des Vertrags nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei allgemeinen Fragen zur Beantwortung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Kontaktwege Telefon, E-Mail und WhatsApp stehen unabhängig davon bereit.

Wenn Sie eine Nachricht an die KI absenden, werden der Text und der für die Antwort mitgesendete Gesprächsverlauf über unseren Server an die OpenAI-API übertragen. „Mit KI ordnen“ übermittelt außerdem Ihre Notizen und den vorhandenen Entwurf. Geben Sie nur Angaben ein, die für Ihr Anliegen nötig sind, und keine Passwörter, Ausweisdaten oder Gesundheitsdaten. Die KI kann Fehler machen. Prüfen Sie besonders Namen, Zahlen, Adressen und Kontaktdaten vor einem Versand.

OpenAI Ireland Limited stellt den Dienst für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum bereit. Auch Dienstleister und verbundene Unternehmen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums können an der Verarbeitung beteiligt sein. Das OpenAI Data Processing Addendum beschreibt unter anderem Auftragsverarbeitung und Garantien für internationale Übermittlungen, etwa Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüsse. Nach den OpenAI-Datenhinweisen werden API-Inhalte standardmäßig nicht zum Modelltraining verwendet. Für die Missbrauchserkennung können Inhalte gewöhnlich bis zu 30 Tage und in begründeten Ausnahmefällen länger aufbewahrt werden. Eine sofortige Löschung bei OpenAI wird nicht zugesichert. Unsere Anwendung fordert keine zusätzliche dauerhafte Speicherung der API-Antworten an.

Auf unserem Server wird kein gesondertes Gesprächsarchiv für Websitebesucher angelegt. Technische Sitzungskennungen und Zeitangaben sichern den Zugang. Zum Schutz vor übermäßigen Aufrufen verwenden wir kurzlebige Zähler mit nicht unmittelbar lesbaren Kennungen, die aus der Netzwerkadresse abgeleitet werden. Die Zählerfenster sind höchstens eine Stunde lang; abgelaufene Zähler werden bei weiteren Zugriffen bereinigt. Technische Verbindungsprotokolle des Hostinganbieters bleiben davon unabhängig.

Fotos sind freiwillig. Ausgewählte Fotos bleiben zunächst im Browser und werden hier nicht durch die KI analysiert. Erst wenn Sie eine direkte Anfrage ausdrücklich absenden, werden sie zusammen mit dem geprüften Anfragetext, Namen und Rückmeldekontakt in unserem geschützten Anfrageeingang gespeichert. Der Server erzeugt daraus neue Bilddateien; die ursprünglichen eingebetteten Metadaten werden nicht übernommen. Bei aktivierter interner E-Mail-Benachrichtigung wird eine Kopie Ihrer abgesendeten Anfrage mit Namen, gewähltem Rückmeldekontakt und den verarbeiteten Fotos als Anhängen an unser Firmenpostfach übermittelt. Daran sind die Hosting- und E-Mail-Dienstleister beteiligt. So können wir Ihre Anfrage direkt im Postfach bearbeiten. Eine automatische Antwort an Sie wird dadurch nicht versendet. Eine Eingangsbestätigung auf der Website ist noch keine Termin- oder Auftragsbestätigung.

Eingegangene Anfragen und Fotos werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die Bearbeitung und gegebenenfalls für Nachweis- oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Nicht mehr benötigte Inhalte werden durch den Inhaber gelöscht. Technische Vorgangskennungen können zum Schutz vor doppelter Übermittlung ohne Anfragetext und Kontaktdaten erhalten bleiben. Geschützte Sicherungskopien können gelöschte Inhalte bis zu ihrer regulären Erneuerung enthalten. Bereits versandte E-Mail-Kopien werden getrennt im Firmenpostfach verwaltet; eine Löschung im Anfrageeingang entfernt diese Kopien nicht automatisch. Für sie gelten ebenfalls die genannten Zwecke und Aufbewahrungsfristen. Löschwünsche richten Sie bitte an die oben genannte Kontaktadresse.

Die Spracheingabe startet nur durch Ihre Bedienung und mit der Mikrofonfreigabe des Browsers. Abhängig vom Browser kann Ton an dessen Spracherkennungsdienst übertragen werden. Falls dieser Dienst nicht verfügbar ist, bieten wir eine alternative Aufnahme an. Dabei wird nach dem Beenden, spätestens nach 90 Sekunden, die Tonaufnahme über unseren Server an OpenAI zur Umwandlung in Text übertragen. Auf diesen Übertragungsweg wird vor der Aufnahme hingewiesen. Auf unserem Server wird die Tonaufnahme nur vorübergehend zur Verarbeitung gehalten und anschließend gelöscht; eine dauerhafte Audioablage erfolgt nicht. Für die Verarbeitung durch OpenAI gelten die oben beschriebenen Anbieter- und Datenschutzhinweise. Der erkannte Text erscheint zur Prüfung im Eingabefeld. Eine KI-Nachricht wird erst durch Ihren Sende-Klick ausgelöst. Sie können jederzeit stattdessen tippen.

Bei WhatsApp oder E-Mail öffnet die Versandaktion einen vorbereiteten Text im gewählten Dienst. Das Öffnen ist noch kein Versand an uns; Sie senden dort selbst. Fotos müssen Sie dort gegebenenfalls gesondert anhängen. Schon das Öffnen eines externen Dienstes kann zu dessen eigener Datenverarbeitung führen.